Dieci regole per scrivere messaggi email efficaci e professionali

Email di successo

Ogni giorno, la maggior parte di noi scrive decine di email per comunicare con colleghi, fornitori, client, parenti e amici.

Di fatto, possiamo dire che l’avvento di internet e della posta elettronica ha prepotentemente portato alla ribalta l’importanza della comunicazione scritta che era, nell’epoca del telefono e della televisione, stata messa in disparte in virtù di una pressocché onnipresente “oralità”.

Personalmente nutro una grande predilezione per la scrittura e ritengo che questo ritorno alle parole lette e scritte porti in sè grandi aspetti positivi. Ciò che è scritto è più facile da ricordare, da ritrasmettere senza modifiche e da archiviare.

Ciò che è scritto generalmente presenta meno dubbi interpretativi e può essere rivisto infinite volte.

Scrivere permette di circostanziare e controllare meglio la nostra comunicazione rete renderla più completa ed efficace.

Tutto questo in teoria. Nella realtà dei fatti ogni giorno lottiamo con decine di messaggi di posta elettronica scritti male, in modo impreciso e decisamente poco professionale: la pratica ha riscoperto la scrittura ma la formazione e la cultura in questo senso sono carenti.

In più, è necessario dire che la scrittura mediata da mezzi tecnologici (email, blog, social network, sms, etc…) richiede un tipo di scrittura specifica sia nello stile, che nella formattazione.

Per questo ho provato a creare una piccola check list, ad uso e consumo di chi ogni giorno deve convincere, comunicare o vendere tramite la posta elettronica

  1. Utilizza un indirizzo email personalizzato e facilmente identificabile: se stiamo scrivendo per lavoro o in un ambito professionale è poco consono scrivere con un indirizzo email gratuito con nomi improbabili (kitty1975@libero.it).
    Registrare un proprio dominio internet anche solo per avere una casella di posta elettronica personalizzata ha un costo veramente contenuto e può fare la differenza. Ricordate che il significato della @ è l’inglese “at” che si può tradurre con “presso”. alessandra@srcomunicazione.it significa “Alessandra presso SR Comunicazione” ovvero dice esattamente chi sono e dove opero.
  2. Scrivi con cura l’oggetto del messaggio: l’oggetto del messaggio è la prima cosa che si legge ed è ciò che invita la persona ad aprire la mail. In futuro l’oggetto del messaggio permetterà alla persona di recuperare il messaggio dal proprio archivio per riprendere alcune informazioni. Bisogna essere molto specifici, preannunciare l’argomento di cui si sta parlando e invogliare all’apertura del messaggio. Bisogna diventare COPYWRITER! Il tuo messaggio è in competizione con centinaia di altri e il tuo obiettivo è che venga letto.
  3. Personalizza il tuo messaggio con una ‘carta intestata’ virtuale solo se hai la possibilità di farla realizzare in modo professionale. Meglio utilizzare una mail solo testuale piuttosto che riciclare modelli standard o decorazioni fuori luogo e non coordinati con l’immagine professionale.
  4. Presenta te stesso – se necessario – e l’obiettivo del messaggio nelle prime righe del testo. Approfondirai in seguito gli argomenti da trattare, possibilmente con un linguaggio sintetico e specifico.
  5. Utilizza paragrafi brevi e schematizza con elenchi puntati e numerati i tuoi concetti, per facilitare la lettura e sottolineare gli aspetti più importanti.
  6. Scrivi con ortografia e terminologia corrette: il testo che utilizzi vi rappresenta, non vi è nulla di meno professionale di un testo sgrammaticato o pieno di errori ortografici, che può anche creare difficoltà di comprensione al destinatario.
  7. Utilizza una formattazione del testo semplice e non troppo colorata (o non colorata del tutto) che faciliti la scansione del testo. L’ideale è creare un percorso visivo tramite i grassetti, che permetta la rapida acquisizione dei concetti principali in un colpo d’occhio
  8. Chiudi sempre il messaggio chiarendo qual è la prossima azione da compiere: richiedete esplicitamente una risposta o un’azione e se è possibile definitene i tempi.
  9. Crea una firma per i tuoi messaggi email che contenga il tuo nome, il tuo ruolo e tutti i tuoi riferimenti di contatto.
  10. Utilizza sempre un PS (post scriptum) è scientificamente provato che il post scriptum è la cosa che viene letta prima e con più attenzione.

 

Alessandra Salimbene
Classe 1975, imprenditrice a 20 anni, mamma a 34, ha sviluppato il primo sito web da sola con BloccoNote nel 1997 e da allora ho sempre vissuto on line. Si occupa di marketing (soprattutto digitale) e di comunicazione (soprattutto aziendale). Umanista digitale, esperta di marketing strategico e operativo è considerata la "regina dell'ottica" il mercato in cui ha la maggior specializzazione verticale. Crede nel Carisma più che nel personal branding e opera ogni giorno per aiutare le persone e le aziende a comunicare meglio online e offline e lavorare meglio, guadagnare di più ed essere un più felici. Come professionista indipendente opera come formatrice, consulente e public speaker, mentre segue la realizzazione operativa dei progetti per i suoi clienti attraverso la sua agenzia di comunicazione e marketing Charismatica.