L’ufficio in viaggio, ti racconto come faccio io

C’è chi nasce con la camicia e c’è chi nasce con la… valigia.

Io appartengo di sicuro alla seconda categoria, perché ho sempre viaggiato: prima sono state le vacanze in famiglia, sempre itineranti, poi gli studi (rimanere ferma ad Asti non mi avrebbe permesso grandi approfondimenti) e poi, giovanissima, per rincorrere clienti e commesse in tutta Italia, in Europa e in alcuni casi anche oltre oceano. Anche quando è nato mio figlio, non ho rinunciato a muovermi e a seguire i vari progetti in giro per l’Italia, e per tutto il suo primo anno di vita lui ha viaggiato con me.

Se sei un professionista o un imprenditore o un manager, è facile che la mobilità sia il tuo pane quotidiano. E se si è anche donne a volte la cosa può avere implicazioni ulteriori, con l’esigenza di efficienza, conciliazione dei tempi/modi della famiglia, necessità di curare alcuni aspetti specifici del proprio look che per i colleghi maschietti sono di più facile gestione.

Ho pensato, quindi, di scrivere un breve post sulle mie strategie di organizzazione in viaggio, concentrandomi oggi, in particolare, su come mi organizzo per sfruttare le trasferte per il lavoro.

L’organizzazione del viaggio

Io, in treno :)Salvo situazioni eccezionali non delego l’organizzazione delle mie trasferte: in questo modo sono sicura che i tempi, gli spostamenti (e i costi) siano più possibile ottimizzati. Solo chi vive in prima persona questa modalità di vita conosce realmente le dinamiche di stazioni e aeroporti.

Tra i mezzi di trasporto prediligo il treno, quasi sempre l’alta velocità, che mi consente di lavorare in modo abbastanza confortevole. Il treno ha un tempo di percorrenza più lungo, ma il tempo complessivo impiegato tra trasferimenti, attese, imbarchi, sbarchi etc… è spesso simile, con la differenza che i tempi dell’aereo si possono sfruttare meno per lavorare, leggere o anche solo rilassarsi.

L’auto è quasi sempre la mia ultima scelta, soprattutto se devo viaggiare sola. La mia mente è molto impegnata, ricevo spesso messaggi e telefonate e questo mi rende distratta alla guida.

Il mio ufficio “mobile”

La mia borsa di lavoro contiene una versione “portatile” del mio ufficio:

  • il mio MacBook Pro con il suo alimentatore
  • il mio iPhone, con cavo usb
  • gli auricolari dell’iPhone, che posso usare anche per ascoltare musica in viaggio
  • il mio quadernino nero Muji a righe
  • il mio astuccio di pelle nera con penne, matite, evidenziatore slim e le chiavi di accesso per i conti correnti on line
  • una cartellina personalizzata nel caso io debba lasciare dei documenti ai clienti che incontro (quasi mai però porto documentazione cartacea, è pensate e voluminosa. I file sono tutti nel computer oppure on line),

La mia attività professionale richiede spesso di essere connessa a Internet: per dialogare con i miei collaboratori, partner e clienti, per aggiornare i siti web e i social, per le attività di sviluppo.

La mia postazione di lavoro in trenoIn treno, mi organizzo così:

  • Connetto l’iPhone alla rete wi-fi (se c’è e se funziona) e lo collego al computer via USB, così posso sfruttare la connettività e nel contempo ricaricare il telefono. In mancanza di connessione wi-fi posso sfruttare la connettività 3G del telefono anche per il PC.
  • Utilizzo la funzione “hotspot personale” per collegarmi a internet con il MacBook, in questo modo sfrutto un’unica connessione sia per lo smartphone che per il computer e non devo fare doppia configurazione. Inoltre, quando dovessi spegnere il computer rimarrà comunque connesso il telefono.
  • Collego l’alimentazione del computer alla rete elettrica (se disponibile).

Questa configurazione mi permette di essere operativa ovunque mi trovi.

Auricolari e la musica di Spotify, mi consentono di isolarmi dai rumori di fondo e concentrarmi al meglio. Mentre viaggio preferisco dialogare con i collaboratori e i clienti tramite chat (su Facebook o su Whatsapp o tramite la posta elettronica) piuttosto che al telefono: mi consente di mantenere una certa riservatezza e parlare con più persone contemporaneamente.

Cos’altro c’è nella mia borsa

Oltre alla dotazione informatica, anni di pratica mi hanno permesso di organizzare la mia cartella da viaggio in modo abbastanza efficace, ecco cosa contiene:

  • portafoglio, abbastanza piccolo, contiene solo un po’ di contanti (pochi, in viaggio non porto mai molto denaro), le carte di credito, la patente e qualche biglietto della metropolitana (Milano e Roma)
  • una pochette porta documenti piatta, la utilizzo per tutti gli altri documenti, i libretti degli assegni, i biglietti di viaggio. All’occorrenza, la svuoto e la utilizzo come pochette da sera (è di vernice nera)
  • una seconda pochette con gli indispensabili: salviettine umidificate, specchio, rossetto, mascara, pettine, pastiglie per il mal di testa, crema per le mani, profumo, crema per il viso, fazzoletti di carta. Tutto in versione pocket.
  • biglietti da visita
  • porta card con le varie tessere fedeltà delle catene che frequento (spesso faccio shopping nelle stazioni e negli aeroporti, nei ritagli di tempo).

In fin dei conti..

…può essere anche divertente muoversi, se ci si organizza. Ovviamente bisogna essere pronti a vari inconvenienti: i più tipici sono le reti che non funzionano, la corrente che manca, l’iPhone che è (sempre) scarico.

Inoltre, bisogna fare un po’ di attenzione: non lasciare mai la propria borsa quando ci si alza, e tenerla sempre riparata se si decide di appisolarsi. Le rare volte in cui cerco di riposarmi tengo la borsa in grembo o per terra in mezzo alle gambe. Non si sa mai 😉

Alessandra Salimbene
Classe 1975, imprenditrice a 20 anni, mamma a 34, ho sviluppato il primo sito web da sola con BloccoNote nel 1997 e da allora ho sempre vissuto on line. SI occupa di marketing (soprattutto digitale) e di comunicazione (soprattutto aziendale). Umanista digitale, esperta di marketing strategico e operativo è considerata la "regina dell'ottica" il mercato in cui ha la maggior specializzazione verticale. Crede nel Carisma più che nel personal branding e opera ogni giorno per aiutare le persone e le aziende a comunicare meglio online e offline e lavorare meglio, guadagnare di più ed essere un più felici attraverso la sua Multipotential Agency CHARISMATICA.